Les coulisses des Flash Mobs

La création de Flash Mobs de manière bénévole a été une expérience très enrichissante. Ces projets, menés pendant mon temps libre, et en parallèle de mes activités professionnelles, m'ont permis de mettre à profit mes compétences tout en créant de belles expériences à des milliers de personnes.

J'ai eu la chance d'avoir une aide précieuse dès la première Flash Mob de la part d'un ami danseur, Fabrice Poiraud-Lambert. Très rapidement, il est devenu co-organisateur de cette longue série de Flash Mobs. Nous étions une équipe de choc : nous avions la même vision et la même manière de travailler, nous étions sur la même longueur d'ondes et la charge de travail était équitablement répartie. Le must : nous avions des niveaux de compétences complémentaires, nous avons donc réparti les tâches en fonction de nos expertises et de nos envies. Ex : j'avais fait le site Internet tandis qu'il s'était occupé du montage vidéo et de la création de toutes les vidéos officielles. C'était un réel plaisir de travailler avec Fabrice !

La durée de préparation se faisait généralement sur 9 mois et avec un budget de 0 €. On n'imagine pas toute la charge de travail qui se cache derrière l'organisation d'un évènement de ce type, surtout quand les organisateurs sont ultra-carrés et qu'ils ne laissent rien au hasard ! :-)

Pour chaque Flash Mob, nous avons dû :
- Identifier une chanson qui ait un tempo régulier. Ça a l'air simple, mais croyez-moi, c'est beaucoup plus compliqué qu'on le croit !
- Créer une chorégraphie la plus simple possible pour que le plus grand nombre de danseurs puissent y participer, même s'ils étaient débutants.
- Convaincre les écoles de danses pour qu'elles acceptent d'enseigner la chorégraphie au plus grand nombre, sans aucun coût financier pour nous.
- Identifier un lieu pour faire la Flash Mob avec un cahier des charges précis : un espace gratuit puisque nous n'avions aucun budget, un lieu suffisamment grand pour accueillir du monde, un endroit avec beaucoup de passage pour être vus par le plus grand nombre, un espace de danse avec un sol relativement lisse permettant de tourner sans se faire mal aux genoux, un lieu couvert pour éviter d'annuler l'évènement en cas de pluie, etc.
- Obtenir les autorisations nécessaires (de la part des responsables des lieux et des équipes de sécurité) pour "envahir" le lieu convoité. Les responsables des lieux étant les mairies, la préfecture, les commissariats, etc.
- Souscrire une assurance au cas où (on avait pris les mesures nécessaires pour éviter tout accident, mais on préférait être prudents).
- Trouver un graphiste qui accepte de créer un logo et des flyers pour la 1ère Flash Mob, gratuitement.
- Trouver un imprimeur qui accepte de nous imprimer des flyers, gratuitement.
- Créer un site Internet pour favoriser la communication et diffuser l'information.
- Mettre en place une stratégie de communication à travers une newsletter et des publications fréquentes sur les réseaux sociaux.
- Assurer une partie des répétitions dans toute l'Île-de-France.
- Créer un formulaire pour gérer les inscriptions des participants.
- Gérer les inscriptions et aider les personnes sans cavalier à en trouver un.
- Préparer un brief pour expliquer aux participants et aux bénévoles le déroulé de l'évènement
- Gérer la logistique sur le lieu choisi (bande son, enceintes, caméramen, photographes, etc.).
- Identifier des bénévoles pour aider les participants le jour J.
- Identifier des photographes et des cameramen bénévoles pour immortaliser l'évènement.
- Briefer les bénévoles et les participants le jour J pour qu'il y ait vraiment un effet de surprise aux yeux des passants.
- Créer une vidéo et la publier sur YouTube.
- Savourer le résultat de 9 mois de travail et récompenser ses efforts avec les milliers de sourires et de témoignages positifs.